Online Hilfe zu XNotar

Module

Registeranmeldungen

Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts-, Partnerschaftsgesellschafts- und Vereinsregister

Zum Handelsregister können Anmeldungen und Unterlagen gem. § 12 HGB grundsätzlich nur noch elektronisch eingereicht werden.
 
Auch Anmeldungen und Einreichungen zum Genossenschafts- und Partnerschaftsregister sind gem. §§ 11 Abs. 4, 157 GenG sowie § 5 PartGG elektronisch vorzunehmen. Mehrere Bundesländer haben zudem elektronische Anmeldungen zum Vereinsregister nach § 14 Abs. 4 FamFG ermöglicht.

Gemäß den Bestimmungen der Bundesländer sind neben den elektronisch einzureichenden Dokumenten  XML-Dateien im XJustiz-Standard einzureichen. Hierdurch werden strukturierte Informationen zu der jeweiligen Anmeldung mitgeliefert. Aus den übermittelten Datensätzen kann bei Gericht weitgehend automatisch der Entwurf der Registereintragung erzeugt und die Bereitstellung der eingereichten Dokumente in der Registerauskunft unterstützt werden.

Die Übermittlung der elektronischen Anmeldungen und Einreichungen hat gemäß den Bestimmungen der Bundesländer über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP) zu erfolgen, welches eine vertrauliche Kommunikation mit Verschlüsselung der elektronischen Daten unter Verwendung des Kommunikationsprotokolls OSCI beinhaltet. XNotar hat ab der Versionsreihe 3.5 die elektronische Übermittlung sowie den Empfang von EGVP-Nachrichten integriert. Der EGVP-Client der Justiz, der spätestens zum 30.09.2016 abgeschaltet werden wird (s. www.egvp.de), ist nicht mehr erforderlich. 

XNotar ermöglicht in einem zusammenhängenden Arbeitsgang sowohl die Erfassung der elektronischen Dokumente als auch der Inhaltsdaten für die Erstellung der XML-Datei.

Anschließend erfolgt die Anbringung der qualifizierten elektronischen Signatur auf den einzureichenden elektronischen Dokumenten durch den Notar mit SigNotar sowie der Versand der Nachrichten.

XNotar stellt verschiedene Modi zur Arbeitsteilung bereit. Die Erfassung der elektronischen Anmeldungen erfolgt - regelmäßig durch Mitarbeiter - im Mitarbeitermodus. Der Notar kann anschließend in einem Arbeitsgang im Notarmodus sämtliche vorbereitete Anmeldungen sichten und die dazugehörigen elektronischen Dokumente signieren. Daneben steht ein Einzelarbeitsplatzmodus bereit, indem Anmeldungen vom Notar selbst in einem Zug erfasst, signiert und an den EGVP-Client übergeben werden können.

XNotar stellt sodann alle erforderlichen Daten so bereit, dass diese anschließend problemlos vom EGVP-Client importiert und versandt werden können.

XNotar bietet die Möglichkeit, Daten für Registeranmeldungen aus Dateien in den Formaten (XJustiz)-XML und CSV zu importieren. Hierdurch können insbesondere Daten, die bereits in der Notarfachsoftware eingegeben wurden, wiederverwendet und XNotar zur Vervollständigung der elektronischen Anmeldung eingesetzt werden. Voraussetzung ist, dass die Fachsoftware diese XML- oder CSV-Dateien bereitstellt. Der Import kann sowohl automatisch als auch manuell erfolgen.

Daneben bietet XNotar für die Eingabe von Beteiligtendaten eine Funktion "Adressimport", mit der - beispielsweise aus den Urkundstexten - Beteiligtendaten aus Fließtext importiert werden können. Somit kann eine manuelle Erfassung weitgehend auch dann vermieden werden, wenn keine Notariatssoftware vorhanden oder diese keine strukturierten Daten bereitstellt. Auch weitere Fachdaten, z. B. umfangreiche Unternehmensgegenstände, können aus den Urkundstexten in die Windows-Zwischenablage kopiert und anschließend in XNotar in die entsprechenden Felder kopiert werden.

Grundbuch

Elektronische Anträge in Grundbuchsachen

Am 1. Juli 2012 startete in Baden-Württemberg der elektronische Grundbuchverkehr an den badischen Grundbuchämtern Achern, Emmendingen, Tauberbischofsheim und Villingen-Schwenningen. Schrittweise wird der elektronische Grundbuchverkehr in Baden-Württemberg auf insgesamt 13 Grundbuchämter ausgeweitet. Grund hierfür ist eine Notariats- und Grundbuchamtsreform, bei der bis 2018 schrittweise alle bisherigen (über 500) Grundbuchämter in Baden-Württemberg in diese 13 Grundbuchämter eingegliedert werden.

In Sachsen wurde am 1. April 2014 der elektronischen Grundbuchverkehr in Sachsen zunächst nur am Amtsgericht Dresden eröffnet, der am 1. Februar 2015 auf das Amtsgericht Leipzig erweitert wurde.
 
In Schleswig-Holstein wurde der elektronischen Grundbuchverkehr beim Grundbuchamt Kiel am 01.09.2014 eröffnet. Die weiteren Grundbuchämter folgten bzw. folgen im Monatsrhythmus.
 
Testbetriebe in weiteren Bundesländern laufen oder sind geplant.

Analog zum Verfahren elektronischer Registeranmeldungen :
XNotar beinhaltet ein Grundbuchmodul, welches die Dokument- und Datenerfassung ermöglicht. Die Datenerfassung wurde soweit möglich an das Registermodul angelehnt, damit gewohnte Arbeitsabläufe fortgeführt werden können. Das Grundbuchmodul beinhaltet die unterschiedlichen Modi (Mitarbeiter-, Notar-, Einzelarbeitsplatzmodus) für die notariatsspezifische Arbeitsteilung zwischen Mitarbeiter (Erfassung) und Notar (Signatur), die Möglichkeit des Datenimports einer XML-Datei, die Adressimportfunktion und vieles mehr.

Da insbesondere in Baden-Württemberg die Zahl der Gerichte bzw. Grundbuchbezirke, für die Grundbuchanträge elektronisch einzureichen sind, teilweise im Wochenrhythmus ansteigen wird, wird eine entsprechende Zuständigkeitsliste zentral auf dem Webserver der Notarnet GmbH bereitgestellt. XNotar prüft bei jedem Start, ob die die lokal verwendete Datei noch aktuell ist und lädt sich anderenfalls automatisch die aktuelle Zuständigkeitsliste herunter. Programmupdates sind nicht erforderlich.

Weitere bundeslandspezifische Besonderheiten, wie der Umfang der zu übermittelnden Daten, wurden ebenfalls bereits berücksichtigt.

SigNotar

Qualifizierte elektronische Signaturen

SigNotar dient der Erstellung und Verarbeitung elektronischer Urkunden im Notariat. Hauptanwendungsfall ist die Erstellung elektronisch beglaubigter Abschriften für elektronische Registeranmeldungen und Grundbuchanträge.
 
SigNotar ist ausgerichtet auf die Datenformate „TIFF“ (Tagged Image File Format) sowie "PDF/A", eine für die Langzeitarchivierung besonders geeignete Unterart des Portable Document Formats (PDF).
 
SigNotar ist in die Arbeitsabläufe von XNotar integriert. Hierdurch wird den Mitarbeitern des Notars die Erfassung von Dokumenten und die Hinzufügung von Beglaubigungsvermerken bereits bei der Erfassung der Registeranmeldung oder des Grundbuchantrages ermöglicht. Der Notar kann anschließend in einem Arbeitsgang sämtliche vorbereitete Anmeldungen bzw. Anträge sichten und die dazugehörigen Dokumente signieren.

Zudem integriert SigNotar Scanner-Funktionen für die Papiererfassung.

Mit den von SigNotar angebotenen Funktionen werden unmittelbar die notariellen Beglaubigungszuständigkeiten nach §§ 39a und 42 Abs. 4 BeurkG aufgegriffen. Hierbei hält SigNotar an der Papierform des Ausgangsdokuments fest. Es wird keine originäre elektronische Urkunde eingeführt, vielmehr tritt die elektronische Urkunde neben die Urkunde in Papierform.

Neben der Erstellung elektronisch beglaubigter Abschriften ermöglicht SigNotar auch die Überprüfung von (empfangenen) Signaturen, die Fertigung beglaubigter Ausdrucke elektronischer Urkunden sowie die Änderung der PIN von Signaturkarten.

Zentrales Vorsorgeregister

Anmeldungen zum ZVR

XNotar ermöglicht auch die elektronische Übermittlung von Anträgen auf Eintragungen von Vorsorgeurkunden an das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer (ZVR).

Wie im Register-Modul können Daten, die im XML-Format vorliegen, zur weiteren Bearbeitung importiert werden. Solche Dateien können z.B. aus einer Notariatssoftware stammen.

Ergänzend steht für die Eingabe von Beteiligtendaten die Funktion "Adressimport" zur Verfügung, mit der - beispielsweise aus den Urkundstexten - Beteiligtendaten aus Fließtext importiert werden können. Somit kann eine erneute manuelle Erfassung weitgehend auch dann vermieden werden, wenn keine Notariatssoftware vorhanden ist oder diese keine strukturierten Daten bereitstellt.

Wenn sich Partner gegenseitig Vollmacht erteilt haben, steht eine Funktion „Partnervollmacht“ zur Verfügung. Hierdurch wird vermieden, dass weitgehend identische Daten erneut eingegeben werden müssen.

XNotar übermittelt die eingegebenen Anmeldungen per Webservice unmittelbar an Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer. Hierzu müssen in XNotar lediglich die Zugangsdaten zum ZVR-System hinterlegt werden.

Ist die Eintragung im Zentralen Vorsorgeregister erfolgt, werden die Eintragungsmitteilung und Eintragungsbestätigung von XNotar automatisch beim Aufruf der Anmeldung abgerufen und können unmittelbar in XNotar als PDF-Datei aufgerufen werden.

Auch Korrekturen zu bereits übermittelten Anträgen können mit XNotar eingegeben und an das ZVR übermittelt werden.

Nachrichtenversand und -empfang mit XNotar

Integriertes EGVP-Modul

XNotar übermittelt und empfängt ab der Versionsreihe 3.5 Nachrichten mit dem integrierten EGVP-Modul selbst.

Der EGVP-Client der Justiz, der spätestens zum 30.09.2016 abgeschaltet werden wird (s. www.egvp.de), ist nicht mehr erforderlich. 

 

Technische Anforderung

Voraussetzung für die Nutzung des EGVP-Moduls in XNotar ist der Anschluss des Arbeitsplatzes an die Registerbox oder das Notarnetz.

 

XNotar 3.6 enthält nicht nur die wesentlichen Funktionen des bisherigen EGVP-Clients, sondern zusätzlich auch eine Integration der Versand- und Empfangsvorgänge in die bestehenden Fachmodule Registeranmeldung, Grundbuch und Vorsorgeregister.

Übersicht

Start der Anwendung XNotar

Start im letzten Zustand

Nach dem Öffnen der Anwendung erscheint die Übersicht des zuletzt geöffneten Moduls, beispielsweise die Übersicht der Registeranmeldungen. Weiterhin sind der Notar, Bearbeitermodus sowie Position und Fenstergröße, die zuletzt eingestellt wurden, voreingestellt.

erster Start

Ist noch kein Notar angelegt (i.d.R. beim ersten Öffnen der Anwendung nach der Installation), erscheint die Eingabemaske für die Erfassung der Notardaten.

Notarauswahl

Über den Reiter „Notarauswahl“ oder den Menüpunkt „Start“ gelangt man zur Auswahlbox für den Notar. Sind mehrere Notare angelegt, kann der Notar ausgewählt werden. Die Daten des ausgewählten Notars werden mit der Anmeldung an das Registergericht übermittelt. Die Auswahl steuert ferner die Unterschriftenzeile im Beglaubigungsvermerk.

Hinweis zur Bedienung über Tastatur:

Mittels Tastaturkürzeln (alt-[Buchstabe]) können voreingestellte Funktionen direkt aufgerufen werden. Die entsprechenden Tastaturkürzel sind auf den Buttons unterstrichen. Es ist somit möglich, eine neue Anmeldung komplett über die Tastatur einzugeben. Auf der Startmaske muss lediglich das zu verwendende Modul einmal mit der Maus gewählt werden.

 

Verwaltung

Verwaltung - Allgemein

In den allgemeinen Verwaltungseinstellungen können insbesondere der ElRv-Datenordner und die aktiven Module ausgewählt werden.

 

Verwaltung von Notaren

Die Verwaltung von Notaren erfolgt über den Menüpunkt „Verwaltung“ in der Navigationsleiste links. Hier können (weitere) Notare hinzugefügt oder gelöscht und deren Daten und Einstellungen geändert werden.