Onlinehilfe zu XNotar - Registeranmeldungen

Einleitung

Rechtsgrundlagen im elektronischen Registerverfahren

HGB, GenG, PartGG und FamFG

Zum Handelsregister können Anmeldungen und Unterlagen gem. § 12 HGB grundsätzlich nur noch elektronisch eingereicht werden.

 

Auch Anmeldungen und Einreichungen zum Genossenschafts- und Partnerschaftsregister sind gem. §§ 11 Abs. 4, 157 GenG sowie § 5 PartGG elektronisch vorzunehmen. Mehrere Bundesländer haben zudem elektronische Anmeldungen zum Vereinsregister nach § 14 Abs. 4 FamFG ermöglicht.

 

XJustiz-XML

Gemäß den Bestimmungen der Bundesländer sind neben den elektronisch einzureichenden Dokumenten XML-Dateien im XJustiz-Standard einzureichen. Hierdurch werden strukturierte Informationen zu der jeweiligen Anmeldung mitgeliefert. Aus den übermittelten Datensätzen kann bei Gericht weitgehend automatisch der Entwurf der Registereintragung erzeugt und die Bereitstellung der eingereichten Dokumente in der Registerauskunft unterstützt werden.

Elektronische Einreichungen über EGVP

Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach

Die Übermittlung der elektronischen Anmeldungen und Einreichungen hat gemäß den Bestimmungen der Bundesländer über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP) zu erfolgen, welches eine vertrauliche Kommunikation mit Verschlüsselung der elektronischen Daten unter Verwendung des Kommunikationsprotokolls OSCI beinhaltet.

EGVP-Modul in XNotar

Ab XNotar 3.5 sind nicht nur die wesentlichen Funktionen des bisherigen EGVP-Clients enthalten, sondern zusätzlich auch eine Integration der Versand- und Empfangsvorgänge in die bestehenden Fachmodule Registeranmeldung, Grundbuch und Vorsorgeregister.

 

Technische Anforderung

Voraussetzung für die Nutzung des EGVP-Moduls in XNotar ist der Anschluss des Arbeitsplatzes an die Registerbox oder das Notarnetz.

 

Der EGVP-Client der Justiz, der nicht speziell auf die Bedürfnisse des Notariats zugeschnitten ist, ist nicht mehr erforderlich.

Postfachverwaltung im Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV)

Die Funktionalität für die Löschung oder Erstellung von EGVP-Postfächern, Verlängerung des Zertifikats des Postfaches, (De-) Aktivierung der E-Mailbenachrichtigung bei EGVP-Nachrichteneingang im EGVP-Postfach sowie die Übernahme des EGVP-Postfaches des Amtsvorgängers steht im Stammdatenverzeichnis (https://sdv.bnotk.de) unter dem Reiter „EGVP“ zur Verfügung.

 

Am Stammdatenverzeichnis können Sie sich mit den Ihnen von ZTR und ZVR bekannten Zugangsdaten anmelden.

Umsetzung in XNotar

"Merken" der zuletzt verwendeten Einstellungen

Nach dem Öffnen der Anwendung erscheint die Übersicht des zuletzt geöffneten Moduls, beispielsweise die Übersicht der Registeranmeldungen.

 

Weiterhin sind der Notar, Bearbeitermodus sowie Position und Fenstergröße, die zuletzt eingestellt wurden, voreingestellt.

Notarauswahl

Über den Reiter „Notarauswahl“ oder den Menüpunkt „Start“ gelangt man zur Auswahlbox für den Notar. Sind mehrere Notare angelegt, kann der Notar ausgewählt werden. Die Daten des ausgewählten Notars werden mit der Anmeldung an das Registergericht übermittelt. Die Auswahl steuert ferner die Unterschriftenzeile im Beglaubigungsvermerk.

 

Ist noch kein Notar angelegt (i.d.R. beim ersten Öffnen der Anwendung nach der Installation), erscheint die Eingabemaske für die Erfassung der Notardaten.

Gemeinsame Erfassung der Dokumente und Inhaltsdaten

XNotar ermöglicht in einem zusammenhängenden Arbeitsgang sowohl die Erfassung der elektronischen Dokumente als auch der Inhaltsdaten für die Erstellung der XML-Datei.

 

Anschließend erfolgt die Anbringung der qualifizierten elektronischen Signatur auf den einzureichenden elektronischen Dokumenten durch den Notar mit SigNotar und der elektronische Versand an das Registergericht.

 

XNotar stellt verschiedene Modi zur Arbeitsteilung bereit. Die Erfassung der elektronischen Anmeldungen erfolgt - regelmäßig durch Mitarbeiter - im Mitarbeitermodus. Der Notar kann anschließend in einem Arbeitsgang im Notarmodus sämtliche vorbereitete Anmeldungen sichten und die dazugehörigen elektronischen Dokumente signieren und versenden. Daneben steht ein Einzelarbeitsplatzmodus bereit, indem Anmeldungen vom Notar selbst in einem Zug erfasst, signiert und versandt können.

Import nach XNotar / Schnittstelle zur Notarfachsoftware

XNotar bietet die Möglichkeit, Daten für Registeranmeldungen aus Dateien in den Formaten (XJustiz)-XML und CSV (nur Registeranmeldungen) zu importieren. Hierdurch können insbesondere Daten, die bereits in der Notarfachsoftware eingegeben wurden, wiederverwendet und XNotar zur Vervollständigung der elektronischen Anmeldung eingesetzt werden.

 

Voraussetzung ist, dass die Fachsoftware diese XML- oder CSV-Dateien bereitstellt.

 

Der Import kann sowohl automatisch als auch manuell erfolgen.

Adressimport

Daneben bietet XNotar für die Eingabe von Beteiligtendaten eine Funktion "Adressimport", mit der - beispielsweise aus den Urkundstexten - Beteiligtendaten aus Fließtext importiert werden können. Somit kann eine manuelle Erfassung weitgehend auch dann vermieden werden, wenn keine Notariatssoftware vorhanden oder diese keine strukturierten Daten bereitstellt.

 

Auch weitere Fachdaten, z. B. umfangreiche Unternehmensgegenstände, können aus den Urkundstexten in die Windows-Zwischenablage kopiert und anschließend in XNotar in die entsprechenden Felder kopiert werden.

Tastaturkürzel

Mittels Tastaturkürzeln (alt-[Buchstabe]) können voreingestellte Funktionen direkt aufgerufen werden. Die entsprechenden Tastaturkürzel sind auf den Buttons unterstrichen. Es ist somit möglich, eine neue Anmeldung komplett über die Tastatur einzugeben. Auf der Startmaske muss lediglich das zu verwendende Modul einmal mit der Maus gewählt werden.

Übersicht der Registeranmeldungen

Bearbeitungsmodus

Einzelarbeitsplatz oder Mitarbeiter

Bei Modusauswahl „Einzelarbeitsplatz“ oder „Mitarbeiter“ werden sämtliche in XNotar bearbeiteten Vorgänge in der Anmeldungsübersicht angezeigt. (Über „Anmeldung löschen“ können nicht mehr benötigte Anmeldungen bereinigt werden.)

Notarmodus

Im Notarmodus hingegen werden nur Anmeldungen im Status „Vorbereitung abgeschlossen“ angezeigt. Damit hat der Notar immer einen genauen Überblick, welche Anmeldungen von ihm noch gesichtet, signiert und versandt werden müssen.

Status von Anmeldungen

in Vorbereitung:

Diesen Status haben Anmeldungen, die

Vorbereitung abgeschlossen:

Diesen Status haben Anmeldungen, die

versendet

Diesen Status erhalten Anmeldungen, die über das EGVP-Modul von XNotar versendet wurden. Das Versanddatum und der Abholstatus der Anmeldung werden in der Übersicht angezeigt.Diesen Status erhalten Anmeldungen, die über das EGVP-Modul von XNotar versendet wurden. Das Versanddatum und der Abholstatus der Anmeldung werden in der Übersicht angezeigt.

abgeschlossen:

Anmeldungen im Status „versendet“ können abgeschlossen werden, wenn eine Weiterbearbeitung der Anmeldung in XNotar nicht mehr erforderlich ist, insbesondere die Eintragungsmitteilung zu einem Vorgang vorliegt. Dadurch werden die Vorgangsdaten sowie zugehörige Nachrichten in das Jahresarchiv verschoben. Das Abschließen eines Vorganges erfolgt über den Button „Vorgang abschließen“ in der Weiterverarbeitung.

Funktionen

Beschreibung

Im Fenster „Registeranmeldung“ sind im unteren Bereich die Optionen „Anmeldung importieren“, Anmeldung löschen“, „Anmeldung öffnen“ und „Neue HR-Anmeldung“ angesiedelt.

 

Vorgangsassistent
Der früher in XNotar enthaltene Vorgangsassistent wurde deaktiviert, weil dieser kaum genutzt wurde und deshalb eine parallele Weiterentwicklung nicht sinnvoll war

Neue HR-Anmeldung

Haben Sie die Option „Neue HR-Anmeldung“ gewählt, wird die Maske „Grunddaten“ geöffnet. Unter [LINK einfügen] wird die Bearbeitung dieser und der weiteren für die Neuanmeldung benötigten Masken beschrieben.

Anmeldung öffnen

Um einem Vorgang zu bearbeiten, muss der betreffende Datensatz markiert werden. Auswahl „Anmeldung öffnen“ (per Mausklick oder Tastaturkürzel <Alt‑f> öffnet das Menü „Grunddaten“. Die weitere Vorgehensweise ist identisch mit derjenigen bei Neuanlage einer Registeranmeldung (siehe weitere Beschreibung ab [LINK einfügen]).

Anmeldung löschen

Hiermit wird die markierte Anmeldung (blau hinterlegt) gelöscht.

Anmeldungsdaten importieren

Die Option „Anmeldungsdaten importieren“ ist für das Einlesen einer aus einer anderen Anwendung (z.B. Notariatssoftware) erzeugten Datei vorgesehen.

 

Darüber können xml- und csv-Dateien eingelesen werden. Weitere Hinweise zu den Datenformaten siehe [LINK einfügen].

 

Im Dateiauswahldialog wird das Verzeichnis angeboten, das in Verwaltung -> Notar -> HR unter „Import“ voreingestellt ist. Hier sollte ein Übergabeverzeichnis eingestellt werden, in das die erzeugende Anwendung (i.d.R. Ihre Notariatssoftware) die Anmeldungsdatei schreibt.

 

Die Anmeldung, die erfolgen soll, wird durch Anklicken ausgewählt. Über den Button „Abbrechen“ geht es zurück zur Maske „Start“.